Digitalización de proceso de ventas y captación de leads

Grupo Ortasa es un grupo de concesionarios y talleres oficiales de Bizkaia con más de 30 años de experiencia en movilidad y servicio oficial de 12 marcas. El grupo tiene la concesión en exclusiva para Bizkaia de las marcas Hyundai, Skoda, Honda, Subaru, Suzuki, SsangYong, Honda Motos, Vespa, Piaggio, MotoGuzzi, Aprilia y Derbi. Grupo Ortasa ofrece un servicio profesional, personalizado y de calidad con la mayor oferta de vehículos, nuevos, stock, KM0, ocasión y motos en Bilbao y Bizkaia, dando un servicio global; desde el asesoramiento inicial hasta el servicio postventa.

Objetivo: aumentar el flujo de leads, cualificarlos y mejorar la eficiencia en las ventas. 

Ante la nueva situación creada por el coronavirus, Grupo Ortasa vio la oportunidad de reforzar su estrategia de captación de clientes y venta a través de Internet y para ello nos planteó los siguientes desafíos:

• Desarrollar una página web optimizada para la captación de clientes y venta de vehículos de ocasión.
• Mejorar la estrategia de captación de leads y venta digital.

Grupo Ortasa ya tenía en marcha acciones dirigidas a la consecución de leads, pero éstos se volcaban en diferentes herramientas por lo que se hacía muy complicado cualificar estos leads y realizar un seguimiento de las oportunidades de negocio que surgían.

Por ello, era fundamental contar con una base de datos única en la que se volcara la información de todos los leads recogidos en diferentes fuentes, normalizar la base de datos en base a propiedades que ayudaran a cualificar y filtrar los leads y que éstos se asignaran de manera automática a diferentes comerciales. dependiendo de las características del lead.

Elección de CRM y Herramienta de automatización e integración de portales externos.

Uno de los requisitos indispensables del proyecto era que los leads que se estaban captando a través de diferentes medios y portales externos, debían volcarse a un CRM donde se clasificaran y se asignaran a diferentes comerciales dependiendo de su cualificación. Posteriormente, la fuerza de ventas debía ser capaz de realizar el seguimiento de estos leads de manera digital a través de todo el pipeline para que todo el proceso de venta, y los KPI's de negocio, quedaran registrados en el CRM. Por ello, uno de los puntos críticos del proyecto fue elegir el CRM en el que se debían volcar los leads y la herramienta de automatización adecuada. 

Tras realizar una auditoría con las diferentes soluciones disponibles, la solución elegida fue Hubspot: CRM, Marketing Hub Pro y Sales Hub Pro que se configuraron de acuerdo a la estrategia de captación de leads y ventas digital planteada por nuestro equipo especialista en ventas. 

A nivel técnico, otro gran reto que se planteaba era cómo recoger en el CRM los leads procedentes de portales externos del sector (wallapop, coches.com, coches.net, cochesyconcesionarios.com...), para ello, se planteó realizar una integración de cada uno de estos portales externos utilizando Email Parser de Zapier con Hubspot.

 

Solución: digitalización y automatización del proceso de ventas

1. Alineación de Marketing y Ventas

El primer paso para digitalizar un proceso de ventas es realizar una alineación entre los departamentos de marketing y ventas. De esta manera conseguimos que ambos equipos compartan información, diseñen un mismo embudo y trabajen con los mismos KPI's para medir el éxito, conseguiremos más y mejores leads y ayudaremos al departamento de ventas a focalizar los esfuerzos en leads que tengan más probabilidad de convertirse en clientes, mejoraremos los ratios de conversión a cliente y aumentaremos la facturación.

 

En esta etapa definimos con el equipo "Smarketing" de Grupo Ortasa los buyer persona y sus customer journeys y alineamos el embudo identificando las etapas del estado de los leads.

 

2. Definición de propiedades para la cualificación de los leads.

El segundo paso fue definir las propiedades clave que nos debían servir para la cualificación de los leads. Estas propiedades debían estar presentes de manera unificada en todas las herramientas en las que se volcara la información de los leads: CRM, DMS, Formularios, Landings...

 

3. Configuración de CRM

Una vez definidas las propiedades, se realizó la configuración del CRM en base a la estrategia planteada.

 

4. Normalización de formularios e integración en la web y las landings pages.

Posteriormente, se configuraron los formularios para clasificar a los leads dependiendo de su etapa del ciclo de vida, su estado en el proceso de compra y marca, tipo de vehículo (KM 0, ocasión o nuevo) y modelo en el que mostraron interés.

 

5. Configuración de Marketing y Sales Hub Pro

Por un lado, se configuraron las landings, los e-mails para la maduración de los leads y los workflows en la herramienta Marketing Hub Pro de Hubspot; y por otro, se volcó la estrategia de ventas en la herramienta Sales Hub pro configurando los Pipelines, los roles de usuario, las tareas, los workflows y por supuesto, los paneles de analítica por perfiles.

 

 

6. Formación al equipo de ventas en el uso de la herramienta

El paso final fue formar al equipo de ventas en el uso de Hubspot para su uso diario.

RESULTADOS

Acciones Comerciales en Hubspot

Campañas de captación y maduración de leads

 

 

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